การจัดการทรัพยากรสารสนเทศ

Information Resource Management: IRM

1. ทรัพยากรสารสนเทศ (Information Resources)

ทรัพยากรสารสนเทศ ความหมายโดยทั่วไป คือ ข้อมูล ข่าวสาร สารสนเทศ ความรู้ ความคิด

ประสบการณ์ทีเป็นแก่นหรือเนื้อหาสำคัญทีได้จำแนก ชีแจง แสดงออกมาให้ปรากฏ โดยการกลันกรอง

เรียบเรียงและประมวลไว้โดยใช้ภาษา สัญลักษณ์ รูปภาพ รหัส และอื่นๆ รวมทังบันทึกลงบนวัสดุหลาย

ชนิด เป็นบ่อเกิดแห่งปัญญา แบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ คือ

1. ทรัพยากรตีพิมพ์/วัสดุตีพิมพ์ (Printed materials) หมายถึงวัสดุทีบันทึกสารสนเทศใน

รูปแบบของตัวอักษร ภาพและสัญลักษณ์อื่น ๆ โดยผ่านกระบวนการตีพิมพ์ เช่น

หนังสือ วารสาร หนังสือพิมพ์ กกฤตภาค (clipping) เป็นต้น

2. ทรัพยากรไม่ตีพิมพ์/วัสดุไม่ตีพิมพ์ (Non-printed materials) หมายถึง ทรัพยากรสารสนเทศที

บันทึกไว้ในสื่อทีไม่ได้ผ่านกระบวนการตีพิมพ์ เช่น ต้นฉบับตัวเขียน โสตวัสดุ แถบ

บันทึกเสียง ไมโครฟิล์ม สื่อวัสดุคอมพิวเตอร์ต่างๆ (CD-ROM/DVD)

3. ฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic resource) เช่น หมายถึง สารสนเทศทีจัดเก็บไว้ด้วย

ระบบคอมพิวเตอร์ โดยมีชุดคำสัง ระบบจัดการฐานข้อมูล ทำหน้าทีควบคุมการจัดการและ

การใช้ฐานข้อมูลประเภทของฐานข้อมูลแบ่งตามลักษณะการใช้งานแบ่งได้ 2 ประเภทคือ

ฐานข้อมูลออฟไลน์ และฐานข้อมูลออนไลน์ แบ่งตามเนือหาสารสนเทศทีให้บริการแบ่งได้เป็น ฐานข้อมูลบรรณานุกรม และฐานข้อมูลฉบับเต็ม

ประเภทของฐานข้อมูลแบ่งตามลักษณะการใช้งานแบ่งเป็น 2 ประเภท ได้แก่

1. ฐานข้อมูลออฟไลน์ (Offline Database) หมายถึงฐานข้อมูลทีจัดเก็บสารสนเทศไว้ในสือ

อิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ เช่น ซีดีรอม (CD-ROM) การปรับปรุงและการเรียกใช้งานฐานข้อมูล

ไม่สามารถทำได้ตลอดเวลา

2. ฐานข้อมูลออนไลน์ (Online Database) หมายถึงฐานข้อมูลทีให้บริการผ่านทางระบบ

เครือข่ายคอมพิวเตอร์ ทีผู้จัดการฐานข้อมูลสามารถปรับปรุงฐานข้อมูลให้ทันสมัยและผู้ใช้

สามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา ซึงในปัจจุบันจะให้บริการผ่านทางอินเทอร์เน็ต

ทั้งนี้ทรัพยากรสารสนเทศในแนวทางของการจัดการระบบทางเทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรด้านเทคโนโลยีสารสนเทศทีสำคัญ สามารถแบ่งได้เป็น

1. ฮาร์ดแวร์ (Hardware) คือ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทีเป็นชินส่วนจับต้องได้

2. ซอฟต์แวร์ (Software) คือ ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เพื่อให้มีการประมวลผล

เพื่อให้ผลลัพธ์ทีต้องการ

3. พีเพิลแวร์ (Peopleware) คือ บุคคลทีมีความเกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบงานหรือใช้งาน

คอมพิวเตอร์

4. ข้อมูล (Data) ข้อเท็จจริง หรือ สารสนเทศ ทีนำเข้าเพื่อให้เกิดการประมวลผลในระบบ

2. การจัดการทรัพยากรสารสนเทศ (Information resource management - IRM)

การจัดการทรัพยากรสารสนเทศ หมายถึง นโยบายการจัดการและการปฏิบัติงานในการจัดหา

บำรุงรักษาใช้ประโยชน์ เผยแพร่สารสนเทศภายในองค์การ เน้นที การรวบรวม จัดเก็บให้บริการ

สารสนเทศ (ทีเกี่ยวข้อง) อย่างมีคุณภาพ ถูกต้อง ทันตรงเวลา มีต้นทุนทีเหมาะสม พร้อมทังการเข้าถึงสารสนเทศทีเหมาะสมด้วย

การจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ครอบคลุมถึง

1) การจัดองค์การเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นจัดหน้าทีการทำงานและหน่วยงานเทคโนโลยี

สารสนเทศ

2) บุคลากรด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นการจำแนกบุคลากรประเภทต่าง ๆ และผู้บริหารงาน

สารสนเทศ

3) ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึงจำแนกเป็นค่าใช้จ่ายครั้งเดียวและค่าใช้จ่ายประจำ

2.1 การจัดองค์การเทคโนโลยีสารสนเทศ

การจัดองค์การ เป็นการจัดโครงสร้างองค์การหรือหน่วยงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อแสดง

รูปแบบของหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์การ ตลอดจนบทบาท ภาระหน้าที และความรับผิดชอบในงานด้าน

ต่างๆ ลักษณะการจัดองค์การ อธิบายในรายละเอียดได้ดังนี้

2.1.1 งานเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT function) ปัจจุบันงานเทคโนโลยีสารสนเทศมีขอบเขตงานทีกว้างขวาง

กว่าการประมวลผลทีเคยเป็นมาในอดีต แต่จะครอบคลุมงานหลายด้าน เช่น เทคโนโลยีทีใช้ในการจัดทำ

ระบบสารสนเทศหลายประเภท การจัดการสารสนเทศ การจัดการด้านการให้บริการสารสนเทศ ฯลฯ

ประเด็นสำคัญของงานเทคโนโลยีสารสนเทศต้องสัมพันธ์กับงานระบบสารสนเทศ แม้ปัจจุบันยังไม่สามารถ

กำหนดได้ว่า งานระบบสารสนเทศมีกี่แบบและแบบใดทีดีทีสุด เพราะขึ้นอยู่กับโครงสร้างและงานแต่ละ

องค์การ กลยุทธ์สารสนเทศของแต่ละองค์การ เมือระบบสารสนเทศกลายเป็นระบบสารสนเทศระหว่างชาติ

2.2 บุคลากรด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ

บุคลากรทีปฏิบัติงานในหน่วยงานเทคโนโลยีสารสนเทศในยุคแรกจำกัดอยู่ในกลุ่มผู้ทีทำงาน

เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ และเน้นเฉพาะนักเทคนิค ปัจจุบันนิยมจำแนกบุคลากรโดยพิจารณาจากความรู้ด้าน

เทคโนโลยี หน้าที รวมทังลักษณะของงานทีทำ บุคลากรด้านเทคโนโลยีสารสนเทศสามารถจำแนกได้หลาย

ลักษณะ คือ ตามงานทีทำ ตามกลุ่มงานหลัก และกลุ่มผู้บริหารงานสารสนเทศระดับสูง

2.3 ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ

การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ต้องเตรียมงบประมาณให้เพียงพอกับเรืองทีวางแผนไว้ เพื่อให้

เกิดประโยชน์ตามทีกำหนดไว้ การเตรียมค่าใช้จ่ายหรือจัดทำงบประมาณแต่ละปี พิจารณาจากงานของปีที

ผ่านมา เพื่อจัดงบประมาณ ซึงค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศมีหลายด้าน หากหลงลืมบางรายการ

หรือจัดไว้ไม่เพียงพอ ย่อมทำให้เกิดปัญหาในการปฏิบัติงานได้ และต้องมีการจัดลำดับความสำคัญของ

รายการงบประมาณเพื่องานทีสำคัญเร่งด่วน ค่าใช้จ่ายแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ ค่าใช้จ่ายครั้งเดียว และ

ค่าใช้จ่ายประจำ

ค่าใช้จ่ายในการมีสารสนเทศในองค์การ

1. ค่าใช้จ่ายในการได้มาของระบบ / การพัฒนาระบบสารสนเทศ

2. ค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบสารสนเทศ

ระบบขนาดเล็ก ระบบขนาดกลาง ระบบขนาดใหญ่

การประเมินค่าใช้จ่าย ตังแต่จุดเริมต้นจนสุดช่วงอายุของระบบงาน มีเทคนิคการประเมิน ดังนี้

1. พิจารณาจากกลวิธี และ ลักษณะเฉพาะของระบบ มักเป็นการวัดขนาดของโปรแกรม

2. ประเมินโดยใช้ผู้เชียวชาญ

3. ประเมินจากโครงการทีคล้ายคลึงกัน

4. ประเมินจากทรัพยากรทีใช้ในระบบ

5. ประเมินจากจำนวนลูกค้าทีมี

1. ค่าใช้จ่ายครั้งเดียว เป็นค่าใช้จ่ายสำหรับลงทุนในวัสดุ อุปกรณ์ ค่าจัดเตรียมสถานที ฯลฯ มีดังนี้

1) ค่าอุปกรณ์ประเภทฮาร์ดแวร์ ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์รอบข้าง ต่าง ๆ อุปกรณ์การ

สื่อสาร อุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ ฯลฯ

2) ค่าซอฟต์แวร์ ได้แก่ ซอฟต์แวร์ระบบ ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทีจะใช้

3) ค่าจัดเตรียมสถานทีได้แก่ ค่าตกแต่งห้องสำหรับติดตังอุปกรณ์ ค่าเฟอร์นิเจอร์ ค่าเครื่องปรับอากาศ

ค่าจัดทำยกพื้นเพื่อวางสายไฟฟ้า

4) ค่าจัดเตรียมระบบสื่อสารโทรคมนาคม เช่น ค่าเดินสายระบบสื่อสาร หมายเลขโทรศัพท์ ฯลฯ

5) ค่าดำเนินการจัดซื่อจัดหาวัสดุอุปกรณ์ ที่สำคัญ คือ ค่าใช้จ่ายในการประชุม ค่าที่ปรึกษา ค่าเอกสาร

การดำเนินการประมูล การคัดเลือก การจัดทำเอกสารข้อกำหนดคุณลักษณะ (specifications) ของ

อุปกรณ์ IT ฯลฯ

6) ค่าใช้จ่ายอื่น เช่น ค่าฝึกอบรมผู้ใช้ ค่าแปลงข้อมูลเดิมไปสู่ระบบใหม่

7) ค่าพัฒนาระบบสารสนเทศ ในกรณีที่พัฒนาเอง คือ การวิเคราะห์ การออกแบบ การจัดทำระบบ

2. ค่าใช้จ่ายประจำ เป็นค่าใช้จ่ายสำหรับดำเนินการทีต้องจัดเตรียมทุกปี มีดังนี้

1) ค่าเช่าอุปกรณ์ ค่าเช่าสถานที่ ในกรณีที่ใช้การเช่า

2) ค่าบำรุงรักษาเครื่อง ใช้การประมาณเป็นร้อยละของราคาเครื่อง

3) ค่าบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ โดยมีทังการซื่อสิทธิการใช้ประจำปีทุกปี เช่น ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัส

รวมทั้งค่าบำรุงรักษาสำหรับซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ เช่น ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ

4) ค่าสาธารณูปโภค ได้แก่ ไฟฟ้า น้ำประปา โทรศัพท์

5) ค่าวัสดุสินเปลือง ทีสำคัญคือ กระดาษ หมึกพิมพ์ จานซีดี และสื่อบันทึกข้อมูลต่าง ๆ

6) เงินเดือน เงินพิเศษ ค่าจ้างเงินเดือน ค่าทีปรึกษาทีปรึกษา

7) ค่าประกันภัย ด้านเพลิงไหม้ โจรกรรม

8) ค่าตำรา สิงพิมพ์ เพื่อการศึกษา และติดตามความก้าวหน้าทางวิชาการ

9) ค่าใช้จ่ายในการสำรองข้อมูล

3. ประโยชน์ของ IRM

- ช่วยจำแนกสารสนเทศเพื่อการจัดเก็บ

- ช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อนในการทำงาน

- ช่วยให้ จัดหาและทำงานกับสารสนเทศได้ อย่างประหยัด

- ช่วยจำแนกต้นทุนและกำไรของแหล่งสารสนเทศต่าง ๆ

- ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของฝ่ายบริหารด้วยสารสนเทศทีมีคุณภาพ

สรุป

- งาน IRM เกี่ยวกับการจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ซึ่งมีหลายอย่าง ทรัพยากรสารสนเทศ

แต่ละอย่างต้องการแนวทางและวิธีการจัดการต่างกัน

- การจัดการ IR อย่างเหมาะสมจะช่วยให้ หน่วยงานมี ทรัพยากรสารสนเทศทีมีคุณภาพ

คุ้มค่า และสามารถนำไปใช้ได้อย่างทั่วถึงและเป็นประโยชน์ จริง